关于什么是文档管理系统以及您的业务为什么需要它的指南

达尼亚·布坎南(Dania Buchanan)
上次更新时间:2020年11月17日,星期二
什么是文件管理系统(DMS)?您的公司需要一个吗?如果需要,为什么?了解使用文档管理系统如何帮助您更有效地开展业务,
什么是文件管理系统(DMS)
图片来源:iStock.com

您可能听说过业务专家对“文档管理系统”(DMS)的称呼,认为这对您的业务可能是个好主意,但您不确定它会如何帮助您-也许您只是知道您的业务文档变得一发不可收拾,您在需要时找不到所需的内容(任何团队成员也找不到)。本指南将帮助您阐明正确的DMS如何帮助您转变业务,尤其是与其他潜在解决方案相比。

让我们从顶部开始:

什么是文件管理系统? 

文档管理系统是用于将文档存储为电子文件的平台。但是,文档管理系统不应仅与“云存储”相混淆,例如您可能与Google,Apple甚至Dropbox帐户一起使用。

这是因为与听起来真正的云存储不同,云存储是一种……您可以用来存储文档,组织文档并使其可从多个设备访问的工具。另一方面,文档管理系统可以在保护,法规遵从,协作,eSignature功能,业务连续性功能方面为您的企业提供更多功能,而这仅仅是开始,我们将在下面概述。

当然,即使使用云存储,也可以使您的业务领先于将所有文档保留在本地服务器或基于纸张的文件系统中,正如我们还将在本文中介绍的那样。想象一个基于云的存储应用程序类似于仍然手动处理您所有的文件夹,而文档管理系统提供了一个无缝的解决方案,用于共享,安全地存储和创建内部和内部文档中包含的数据的协同工作流。在组织外部

为什么您的企业需要基于云的文档管理? 

您的小型企业使用基于云的文档管理系统而不是云存储解决方案的一些关键原因包括:

1.解决内容和信息泛滥 为了在您的日常运营中创造效率和协同作用。 

这归结为不仅能够在需要时找到东西并与他人(无论他们是第三方供应商,团队成员还是客户)共享重要的文档和数据,而且还能够构建有效的工作流程。 

在这里,真正的文档管理系统可以使您的操作超越基于云的存储系统,因为它可以进行远程和协作工作

2.利用业务数字化转型的好处。 

对于当今的企业而言,迁移到云是必不可少的-如果COVID-19大流行没有给我们带来其他好处,那就是我们需要为扎实的业务持续战略做好准备。仅当您的企业可以在正常工作时间内以及在紧急情况下我们可能被迫转移到任何地方和任何地方安全访问文件24/7时,才能实现此目的。

此外,好的DMS可以显着改善您的业务流程。那是什么意思?借助内置的文件夹模板,eSignature集成以及业务和生产力应用程序集成等功能,您不必为每个客户或客户手动创建文件夹结构,也不必从电子邮件中附加和下载文档,从而可以节省许多管理时间到您的桌面文件夹数百次。您可以将DMS集成到您的业务运营中,并立即减少繁琐而重复的管理任务。

3.显着减少IT支出。 

与小型企业管理员工本地服务器和远程VPN功能相比,基于云的文档管理的另一个主要优势是减少了IT支出。如果您算了算,就会发现使用安全的,基于云的文档管理系统的成本要比维护内部服务器,为IT人员或第三方服务提供商支付维护软件和硬件的费用低得多以及与非基于云的解决方案相关的基础架构费用。

4.增强数据保护和网络安全性。  

基于云的文档管理系统最重要的好处之一就是它的安全性,可提供敏感信息,例如人员和财务记录,以及对那些有权访问您文件的个人的访问控制。使用安全的,基于云的文档管理解决方案(取决于您选择的解决方案)可以为您的业务以及您存储和共享数据的人员和实体提供重要保护,并在存储或共享文件时提供银行级数据加密在互联网上运输。

此外,与将数据存储在本地计算机或其他不太安全的选项(例如基于简单的基于云的存储应用程序)中相比,将数据存储在云中可确保对潜在的网络安全威胁提供更高级别的保护。随着网络威胁的增加,此优势为您的企业减轻风险提供了越来越有价值的保护。

5.启用远程工作功能,以使您的员工保持联系并激发工作流程的活力。

现在,由于冠状病毒的公共卫生危机,远程工作已成为必要,员工和其他第三方(例如供应商或承包商)必须能够在异地安全地访问公司的文档。

这正是基于云的DMS所提供的,根据您选择的解决方案,您的员工可以简单地使用其用户名和密码从手机或笔记本电脑安全地登录,而仅访问其被授予权限的文件。这为远程团队提供了一个简单的解决方案,并且能够实时处理包含数据的文件,从而避免了版本问题。

实施文档管理系统的选项。

理想情况下,您选择的DMS使用基于云的安全环境,而不是在本机计算机硬盘驱动器或本地服务器上。原因是基于云的选件将提供比本地解决方案更大的收益。考虑差异:

基于云的文档管理系统

  • 通过在发生重大业务灾难的情况下允许公司转移到备用位置来支持业务持续发展。
  • 允许支持企业自定义工作流程的自定义文档组织。
  • 支持远程工作和协作功能以及文档的电子签名。
  • 提供高级级别的信息安全性,定制的可访问性和成本控制。
  • 支持文档同步工作以及安全的文档传输和

云存储帐号

  • 存储资源由第三方供应商拥有和管理。
  • 可以按预付费或即付即用的方式购买存储资源。
  • 存储资源可以在多租户环境中共享。
  • 作为有效订阅的一部分,软件将保持最新状态。
  • IT不必安装软件更新和补丁程序。
  • 该投资被认为是一项运营支出,这是较低的每月成本。

本地存储

  • 存储资源由企业采购,拥有和管理。
  • 企业负责保护存储资源和数据。
  • 本地存储的全部成本是公司的责任。
  • 小型企业应负责更新软件和管理服务器环境的完整性。
  • 存储资源仍专用于公司。
  • 投资被认为是资本支出,通常是很高的成本。

如您所见,从运营和财务角度看,选择内部部署文档管理系统而不是DMS的小型企业的负担要大得多。此外,简单的云存储所提供的功能几乎不那么强大。

立即采取行动,为数字时代转变并保护您的业务

将正确的基于云的文档存储系统放到企业中后,您将发现它在提高运营和员工效率,简化远程功能以及增强对业务能力的安心方面具有真正的变革性。坚持不懈地应对几乎所有业务条件并减轻其安全风险。

现在您已经了解了DMS是什么以及它可以为您的业务带来的好处,让我们看一下可帮助您利用DMS的解决方案。 阅读本指南的第二部分 采取行动,为您的组织确定最佳的DMS最佳解决方案。

关于作者
丹妮亚·布坎南(Dania Buchanan)是 全球SmartVault,自2008年成立以来一直担任领导职务。Dania负责SmartVault业务的文化,愿景和发展,该业务于2017年成为GetBusy产品家族的一部分。Dania拥有更多在技​​术领域拥有超过30年的经验,建立了涵盖各种渠道和营销策略的高绩效团队。

 
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