为您的小型企业选择最佳的文档管理解决方案

达尼亚·布坎南(Dania Buchanan)
上次更新时间:2020年11月19日
哪种文件管理系统适合您的小型企业?云存储解决方案和文档管理系统的这些比较将帮助您选择合适的工具。
选择最佳的文件管理系统
图片来源:iStock.com

拥有文档管理策略的想法已成为小型企业运营的重要组成部分。选择正确的解决方案至关重要,因为它确实是企业内部工作流程和业务不可或缺的一部分,可以提供从结构到数字化组织和保护文档的一切,能够改善客户体验并实现协同工作流,远程工作能力以及业务连续性功能。

因此,您选择的文档管理解决方案必须支持企业的所有需求,而不能仅仅是一个“云存储”应用程序,因为这些工具(我们将在下面进行回顾)其中的某些工具并未提供高级的功能。强大的文档管理系统。

有关: 什么是文档管理系统,为什么需要一个?

为了使您更轻松地比较一些基于云的文档存储和文档管理系统,我们将以下列表分为云存储和真实文档管理系统,以帮助您确定适合小型企业的解决方案。

小型企业的云存储解决方案

1. Google Drive

而使用 Google云端硬碟 已在企业(即Google Drive for Work)和个人使用中流行,重要的是要了解其功能,因为它主要是基于云的文件存储系统,具有有限的安全性和文档管理系统的其他关键功能(例如电子签名) ,可自定义的文件结构以及用于文件传输和存储的银行级加密。

从正面来看,该平台允许进行文档协作,控制用户对文件的访问以及同步编辑,这意味着用户可以远程处理相同文件而没有版本问题。 Google云端硬盘的主要缺点是缺乏真正的任务和工作流管理功能,以及潜在的安全性和合规性问题。

2. Adobe Document Cloud

Adobe的基于云的文档存储应用程序 Adobe Document Cloud 顾名思义,它就是……一个存储平台,还允许您编辑PDF,但不提供基本共享和电子签名功能以外的文档管理功能。此解决方案中没有任何工作流程,安全性,合规性或高级协作工具。但是,对于处理许多PDF文件的小型企业来说,高级编辑功能和电子签名工具可能值得在此工具上进行投资。

3. Dropbox

投寄箱 是一个真正的基于云的文档共享平台,所有规模的个人和企业均可使用。即使没有帐户,用户也可以在收到邀请时访问文件,也可以进行协作。但是,Dropbox没有任何高级工作流程功能,电子签名,合规性或其他将其视为文档管理系统的关键功能,因此,如果企业要选择它进行文件存储,则他们将需要其他工具来完成此操作。能够真正拥有完善,安全和强大的文档管理平台。

4. Microsoft OneDrive

微软OneDrive 与Dropbox和Google云端硬盘类似,但是其优势在于与Microsoft Windows平台的集成(因此,如果您是Mac用户,则需要下载单独的客户端工具)。对于Microsoft用户而言,好处是您可以将文件与Office应用程序的桌面版本同步,还可以启用自动保存到OneDrive的功能。

将文件或文件夹放入OneDrive后,它会自动同步到云(和其他设备)。要共享文件,您可以提供指向其他用户的链接。但是,Microsoft OneDrive是真正的基于云的文件存储系统。它没有全面的文档管理系统的任何功能。

适用于小型企业的基于云的文档管理解决方案

1. Zoho Docs

Zoho Docs 是一种比上述云存储应用程序更强大的文档管理解决方案,具有云存储功能,并具有通过将文件通过电子邮件发送到Zoho生成的电子邮件地址来上传文件的功能。该平台还提供了一些安全选项,包括受密码保护的文件以及病毒和恶意软件保护。

尽管Zoho Docs是一个可靠的文档管理解决方案,但是它不提供其他解决方案的高级工作流自定义,安全性或内置的电子签名功能,对于需要使用其文档的小型企业来说,这些功能已迅速变得不可或缺。管理解决方案,以确保更高水平的业务连续性,网络安全性和远程工作能力。

2.盒子(商务用)

它提供了几层服务,每一层都为用户提供了不同级别的业务法规和合规性功能,尽管该公司并未具体说明其合规性功能,但这使用户无法确定解决方案是否可以帮助他们满足其需求。 框 确实允许某种程度的工作流自动化,并且还提供了无限的存储空间,但是它可能不允许用户查看和编辑某些类型的文档。 

框 确实允许用户协作和文件锁定,但是,它不允许对文件进行完全同步的工作,这可能会引起版本问题。总体, Box提供了一些协作和远程工作流功能,但是它无法提供业务连续性所需的全部工具和针对组织的特定运营需求定制的成熟的工作流系统。

3. SmartVault

Smartvault 是一种全面的文档管理工具,使组织可以创建无缝的,无纸化的文档工作流,以根据其确切需求进行定制。 SmartVault的强大功能在于其在文档管理所有领域的强大功能-从在线文档存储和安全文件共享到法规遵从性和数据安全性,以及生产力和业务应用程序集成(例如DocuSign,Outlook,Quickbooks等)。该平台的灵活性和功能性使SmartVault用户可以使用一个平台轻松满足其所有业务部门的独特需求,合规性要求和客户服务要求。

SmartVault的独特优势在于其能够满足FINRA法规(金融行业监管局)和HIPAA法规的需求。这意味着即使在受到严格监管的企业中,SmartVault也可以帮助组织满足他们对安全性和合规性的需求,同时还可以改善 工作流程的效率,生产力和协作。

结论

如您所见,正如我们在本文的第一部分中概述的那样,基于云的存储解决方案和真正的文档管理解决方案之间存在显着差异。当您评估使用基于云的文档存储解决方案的优势时,确保了解组织对工作流管理,安全性,合规性,远程工作能力以及文档访问和协作以及业务连续性的需求至关重要真正的文档管理解决方案。

确保进行自己的研究,然后与您正在考虑的平台的支持团队联系。他们可以帮助您了解正在评估的解决方案的全部功能,然后可以确定哪种文档管理平台最适合您的业务。

关于作者
丹妮亚·布坎南(Dania Buchanan)是 全球SmartVault,自2008年成立以来一直担任领导职务。Dania负责SmartVault业务的文化,愿景和发展,该业务于2017年成为GetBusy产品家族的一部分。Dania拥有更多在技​​术领域拥有超过30年的经验,建立了涵盖各种渠道和营销策略的高绩效团队。

 
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