企业在COVID期间签署办公室租赁之前应该问的5个问题

亚当·戴(Adam Day)
最后更新时间:2021年2月2日,星期二
在COVID期间签订办公室租赁会带来一系列独特的问题和疑虑。在签署商务办公空间租约之前,请问以下五个问题。
在covid期间租赁办公空间时要问的问题
图片来源:Depositphotos.com

到2020年3月COVID-19大流行时,许多企业宣布其员工将在家办公,直到“至少到今年年底”。 Twitter著名地宣布其员工可以在家工作“永远,”其他大型科技公司 其次适合,以及办公室的总租赁量 掉落 仅2020年第二季度就增长53.4%。这相当于损失了1400万平方英尺的办公空间。

但是,我们以某种方式成功地实现了到2021年的目标,而对于目前的现实还没有终结,就开始出现关于上班族可以长期维持完全远程工作环境的问题。

心理学家有 确定的 远程模型的一些特殊问题,包括孤独感和数字技术的局限性,表明远程模型持续的时间越长,问题就越大。 

取而代之的是,也许您已经决定采用混合工作模式,并且正在考虑以某种能力返回永久性办公空间。或者,也许您现在已经在考虑缩减办公室规模,但无法摆脱已经束缚已久的多年办公室租赁。

无论哪种方式,在全球大流行的情况下,都应谨慎处理办公室租赁的决定。尽管目前很难为将来做出明智的选择,但花点时间停下来问自己以下五个问题可能比您想象的要有价值得多。

您的员工想要什么?

作为经理,您现在将知道,自上而下的管理风格在大流行期间效果不佳。由于父母要承担家庭学校教育的责任,精神健康危机不断加深,并且为了避免感染致命病毒而不断产生焦虑,因此,我们的新工作现实比以前更加复杂,灵活和自发。 

现在是领导者表现出同情心,与员工互动,倾听员工并做出协作决策的时候了。因此寻求反馈!无论是通过民意调查,匿名调查还是团队会议, 您的员工希望在不久的将来如何工作并考虑他们的答案。

例如, 研究 Slack的未来论坛(Future Forum)的调查显示,未来有72%的工人会更喜欢混合工作模式,而再也不想回到以前的工作方式了。一旦进行了COVID-19疫苗接种,只有12%的人赞成返回专职办公室工作。 

您如何计算办公空间需求?

随着某种形式的社会隔离可能是必需的,直到 至少2022年,计算公司可能需要多少办公空间现在是一个与过去完全不同的决策过程。

为了满足准则并在不与家人共享的人之间保持至少六英尺的距离,企业需要平均允许 每人147平方英尺,比COVID之前的办公空间指南(每人约100人)大幅增加。

为了计算下一个办公室需要多少空间,只需将每个员工所需的平方英尺数乘以您希望每天在办公室看到的平均人数即可。 

而这取决于您的公司希望采用的模型。如果您的公司选择混合工作模式,那么每天使用办公室的员工人数自然就会减少,这意味着即使您在遵守社会疏导准则的情况下,也可以缩小办公室的规模。但是,如果您打算容纳整个员工队伍,这可能意味着增加办公空间 超过20%.

您应该如何在COVID期间谈判租赁条款?

商业房地产今年已经跌落悬崖,这意味着由于租金延期,租户破产,租金假期以及其他强制措施(例如驱逐暂停),房东面临着租赁市场。 

由于市场如此疲软,因此在谈判租赁条款时,这给企业带来了优势。如果您碰巧发现自己处于这个位置,则可以尝试对您的商业租赁进行调整,这将为房东(可能愿意谈判)提供长期价值,并为您带来短期收益。 

建议的修改包括: 

  • 较低的租金条款: 根据目前的市场状况,潜在的租户很可能能够与房东谈判以降低租金。 
  • 租金延期: 一些房东将愿意让未来的租户在一段时间后将租金拖延一段时间,前提是他们以后会偿还租金。
  • 预先支付租金以获得批量折扣: 如果您有足够的经济能力,大多数房东将接受未来租金的前期付款,以优惠的价格作为回报。 
  • 增加保证金: 如果您发现自己陷入财务不稳定的状况,则同意向房东支付更高的保证金可能会鼓励他们提供房租减免。这对于预期未来业务不确定的租户很有帮助。
  • 消除租户权利: 通过消除作为商业租赁一部分的某些权利(例如延长期限或扩展房屋的权利),租户还可以协商更便宜的每月租金。
  • 房东留置权: 通过赋予房东出售处所中废弃的个人财产以支付未付租金的权利,您可以进一步激励他们接受更便宜的月租金。
  • 分包: 如果这对您有用,您还可以同意房东将一部分房屋出租给另一位租户,以增加他们的收入。

无论您与房东有什么关系,请确保客观公开地进行对话,并提供所有必要的财务信息。

共享工作空间是一个好的选择吗?

在决定签署办公室租约之前,还应权衡租用共享办公空间的利弊。 

与传统办公室相比,灵活性,成本和创造力是共享办公空间的三大优势。您可以每月在公共区域租用私人办公空间或办公桌,使您可以轻松地根据企业的办公空间需求进行扩展和缩小。与传统的办公室租赁相比,共享办公空间通常是更便宜的选择。 

就创造力和协作而言,共享办公空间可能非常适合此活动,因为还有很多其他企业和专业人员可以在该空间内部与社交活动以及定期活动进行交流。 

但是,对于习惯于拥有自己办公场所的企业而言,共享办公空间可能有很多弊端。这些包括缺乏个人品牌,如果您收到大量希望获得特定形象的客户,以及缺少可用的会议室和其他空间,那么这可能是一个问题,必须在合作办公空间中提前预订。

一般来说,您不会“拥有空间”,这对于某些企业而言可能是一项艰巨的调整,因为这可能会导致隐私问题以及创建最适合您的企业和员工的正确工作环境。

最后,鉴于在Coworking空间中COVID-19传播的可能性不太容易控制,因为与其他公司的工人相遇的可能性很高,而其他公司的COVID筛选协议可能不受您的控制。 

支持混合工作的最佳方法是什么?

在咨询了您的员工之后,如果您发现他们赞成混合工作模型,该模型将允许他们混合使用远程工作并减少办公时间,则需要采取措施以确保您将要签约的较小办公空间从长远来看,租赁将继续满足您的业务需求。 

为了确保空间在以后不会变得人满为患,最好围绕员工在家中工作的频率和办公室中员工的频率制定规则。这些可以通过签到单或花名册得到便利。 

同样,您也有责任为员工提供所有可以继续在家工作的工具。尽管这可能意味着从业务的其他部分转移资金,但如果您还没有这样做,则需要进行投资,以使员工的家庭办公环境尽可能舒适。 

这可能包括从提供设备或互联网升级到托儿资源或福利,支持员工的心理健康,提供在线培训课程,提供灵活性以及投资尽可能多的技术工具,以使团队能够协作并继续从生产到生产的一切。远程设置。

总而言之,在签署办公室租约之前询问您自己和您的团队这些问题并不是要阻止您这样做。但是,它可以帮助您在作出明智的决定之前构筑思想流程,从而有可能在大流行期间和之后对您的企业造成破坏性交易的后果。

关于作者

亚当·戴 is the President & CEO at 时间机架,一家考勤和人事服务公司,向企业提供时间跟踪软件,硬件和移动应用程序。

 
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