下一次会议应该是可选的6个原因

艾丽斯·基思(Elise Keith)
上次更新时间:2020年2月14日,星期五
每个人都知道可以浪费多少时间,但是如果您将会议设置为可选,会发生什么?您可能会对结果感到惊讶。
为什么您的会议应该是可选的
图片来源:iStock.com

在最近的一次采访中,我被问到:“您说让每一次会议都是可选的。这很具有启发性,但是可行吗?这将如何工作?有人会这样做吗?”

在我的研究中 在高绩效组织的会议实践中,我发现它们有很多共同点。 Some practices 出现在各处,例如使用 a clear process 召开会议和做笔记。其他想法仅在少数几个地方出现,但是当它们出现时,它们便是改变游戏规则的人-促使所有人加强会议游戏的重大想法。 

人民与项目播客的主持人安迪·考夫曼(Andy Kaufman)向我提出了这些问题,他选择了领导者认为最不可行的改变游戏规则的方法:使会议成为可选。 

这听起来像是一项激进的政策,但是当您仔细观察时,您会发现这很容易。以下是6个原因: 

1.使会议成为可选,消除借口。

没有人喜欢他们的时间浪费在毫无意义的会议上。我们也讨厌坐在旁边检查电子邮件的人,翻翻他们的眼睛,吸血鬼从房间里吸走所有能量。  

现实是我们都是成年人,没有人能强迫您参加您认为浪费时间的会议。实际上,所有会议都是可选的,但肯定不会有这种感觉。 

通过创建明确的公司政策说明所有会议都是可选的,您可以消除借口。不再有任何理由坐在会议上从事其他工作。如果该工作比会议更重要,那就去做吧!该政策明确规定,每个人都有责任善用自己的时间。 

会议领导人失去借口 也可以召开糟糕的会议怎么样?

2.使会议成为可选项,迫使领导人明确其价值。

当没有人需要参加您的会议时,或者任何人都可以离开时,如果他们意识到自己的时间用得不好,会议领导者必须学会 宣传每次会议的价值 在邀请中。可选会议的政策迫使领导者认真思考为什么需要召开会议,谁将从参加会议中获得价值以及应该取得什么样的结果。

任何体面的会议都需要这种清晰度,但是忙碌的领导者在知道人们无论如何都会出现时通常会跳过这项工作。删除其他人将参加糟糕的会议的假设,然后删除糟糕的会议。

3.使会议成为可选会议支持您的核心价值观。 

例如,在我们公司,我们重视优质的服务和福祉。因为我们的会议都是可选的,所以我们的团队知道希望他们能帮助我们的客户并首先照顾好自己-即使这意味着迟到或完全错过会议。 

通过使会议成为可选会议,组织可以清楚地表明会议不是重点。该政策告诉员工,如果要在实现您的价值观或开会之间做出选择,那么您希望每次都能赢得价值观。

4.使会议成为可选会议使会议绩效成为工作绩效不可或缺的部分。

可选的会议政策并不意味着会议没有价值。相反,会议是我们确定方向,建立一致,解决问题和推动动力的最强大工具之一。

取而代之的是,该政策使每个人都应负责安排会议时间。如果 领导者无法举行有价值的会议,并且他们的团队选择退出,这绝对会影响绩效。如果团队成员决定退出所有会议,从而无法向团队贡献想法,解决方案和信息,那么它们对组织的价值将急剧下降。

在没有此策略的公司中,两种性能故障都是常见的。领导者经常无法使会议变得有价值,员工经常不能做出贡献,但是我们接受这一点是因为我们认为“会议糟透了”。胡说! 

当您使会议成为可选会议时,您现在可以通过一种清晰的方式来讨论并期望绩效能为每个人创造价值。没有理由!

5.使会议成为可选项,可以保持良好的记录。

最近,我与一家努力平衡他们渴望成为公司的公司合作 包容性(这鼓励每个人参加每次会议),以满足他们对富有成效的会议的需求。 
领导人迫切希望召开更有针对性的会议,以便他们能够做出决定,但他们不想拒绝任何人。 员工希望随时了解情况 但是当他们发现自己参加不会影响他们工作以及无法参加的会议时感到沮丧。 

使会议成为明确可选的选项是改变这种文化的第一步。这样一来,感到有义务参加会议的员工就不会感到无所适从。
第二步是确保每次会议事先都有明确说明的目的,以便人们可以看到哪些会议与他们直接相关。 

然后,最关键的是,每次会议都会发布注释,这样每个人都可以看到关键点,做出的决定和下一步。 

虽然花了一些时间,但还是有效。现在,公司中的每个人都可以预先查看对他们而言重要的会议,并选择仅参加他们扮演积极角色的会议。并且,知道他们以后会看到注释,人们可以跳过会议并保持最新状态。 

6.使会议成为可选会议意味着您将获得规模较小,更好的会议。和更少。

综上所述,组织将从这一简单的政策中获得巨大的影响。与任何新政策一样,领导者必须重复多次,并在其他人相信之前退出会议。一旦您的团队看到您在实践中为该策略建模,但是,期望看到快速的变化。 

作为业务主管,我知道通过使会议成为可选会议,我们使我们的员工可以更轻松地选择何时以及如何见面的好选择。这样的政策导致较小的会议,更好的会议以及较少的会议,这不是挑衅性的。生意很好

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艾丽斯·基思(Elise Keith) is the co-founder of 清醒会议 and the author of 行动在哪里:组织成败的会议。有关更多信息,请访问, www.lucidmeetings.com 并通过Twitter @ EliseID8与她联系。

 
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