取消会议的五个原因

迈克尔·莱文(Michael Levine)
上次更新时间:2020年2月14日,星期五
作者迈克尔·莱文(Michael K. Levine)根据“敏捷领导力”的原则(严格,统一和高效)揭示了知道何时举行会议和何时取消会议的秘密。他分享了确定会议是否值得的五个关键因素,或者浪费了每个人的时间和精力。 
取消会议的五个原因
图片来源:iStock.com

如果有人要求您为大型组织(尤其是高度依赖软件的组织)命名最重要的单个流程,您会怎么说?预算和预测?销售?产品策划?招聘和人员管理

当然,所有这些都很重要。但是我要说,对所有这些领域都至关重要的最重要的单个过程是对所有事情都非常被指责,憎恨,无聊,令人困惑并且绝对关键 会议.

大规模技术开发需要一种新型的领导能力,我称之为“敏捷性领导力”。这个需要:

  • 严格 — 大量的人做出好的决定
  • 对准 – 来自所有有待补充和在选定路径上达成广泛共识的所有人的意见
  • 效率 — it’s 尊重所有参与者的时间

召开特别准备和执行的会议是一个强大的杠杆作用点。如果做得好,参加会议的目的就很清楚。与会者准备的充分,背景和背景也得到了广泛共享。在会议中,与会人员自己以严格的方式进行了开发和考虑选项的工作。最好的情况是,这种会议可以围绕一个共同计划进行广泛的协调,从而使决策分散,从而使团队相对和谐地前进。

另一方面,糟糕的会议又烦又浪费。避免发生这种情况的最有效方法就是不见面。由于我们不想将婴儿(会见敏捷的大会议)和洗澡水一起扔掉(会见不好的会议),因此,请考虑以下五个原因  开会,谨记严谨,协调和效率:

会议是为了收集信息,以便其他人可以做出决定。 这是财务管理中的常见模式。财务团队的Judy需要了解每个小组的支出和预测,因此她召集每月一次会议,其中包括每个成本中心经理。经理们一一检查财务状况。团队之间几乎没有互动,也没有共同决策。对于Judy而言非常方便,但对其他所有人而言效率低下。

2.决策者不清楚,会议也不是那样。 如果决定的路径不清楚,那么即使是准备最充分的小组会议也可能失败。一个艰难的业务流程涉及三个部门,其中一个部门的负责人亨利负责维修。亨利(Henry)是一位能干的分析师,因此他收集了必要的数据,提出了一些选择方案,并制定了一个可供分享的推荐矩阵。然而,会议本身无济于事–三位部门经理对存在问题或由谁来决定他提出的各种解决方案并不一致。亨利可能在他的经理的帮助下,需要更有效地做好准备,以有效地围绕他的严谨工作取得一致。

3.分析人员或小型团队应该执行工作,而不是开会。  这是系统分析工作中的常见模式。 Sandra负责将数据从现有系统映射到新服务。 她召集了两个系统的开发人员,业务分析人员和测试人员的选择,新功能的一些潜在用户开会。简而言之,每个人都可以确定谁可以帮助完成映射。这对Sandra可能有用,但对其他所有人却没有效率。她可以自己制作简单的地图,直接与关键专家合作解决自己无法完成的项目,从而完成很多工作;如果需要在某些复杂概念上进行调整,则可以针对这些项目召开专门会议。

4.没有足够的准备。 亚马逊拥有降低这种风险的文化框架:每次会议的开始都是为了让每个参与者安静地阅读2到6页的备忘录。我们大多数人都没有足够幸运地在这种文化中工作。取而代之的是,我们经常要召开会议,并附上议程,作为准备工作的全部范围。确定方案;同意前进的道路。事先没有经过适当分析就不要召开会议。这样做是通过严格测试的必经之路,如果导致对齐,则可能是错误的方法。

5.不恰当地关注对人的处理。  许多不良会议的基础是对过程的错位信念。一家公司正在与潜在的合作伙伴合作来确定开发/实施项目的范围。这项工作的进展不如预期的那样,因此,在召开治理状态电话会议期间,领导者们定下了几个星期的约会日期,以聚在一起,就将要进出的东西以及由谁来付钱做出决定。会议是巨大的时间浪费。任何流程或高层领导的参与都无法弥补团队根本无法进行所需的分析工作的不足。不需要开会;需要改变团队领导力。回想起来,这显然没有使任何人为会议做准备-没有明显的有效领导要问!

不愿召开会议的广泛蔑视可能会破坏我们举行大型会议所需的热情。第一步,确定会议是否是解决当前问题的正确工具。如果不是,那就不要举行会议。

迈克尔·莱文 是精益和敏捷软件开发和信息技术方面的专家。他曾在美国商务部,第一银行系统和Norwest银行工作;是一家房地产软件公司的首席技术官;并带领富国银行的维修技术度过了默认危机。 2011年,他加入美国银行以部署新的分行银行系统;然后是美国银行房屋抵押贷款的技术负责人。现在,他负责所有消费者贷款和商业银行技术。他的最新书是 流程之上的人员:敏捷的领导力 (生产力出版社,2019年9月30日)。他住在明尼苏达州的圣保罗。了解更多 TheTalesofAgility.com

 
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